Общая адресная книга для подразделения

Кейс описывает, как организовать общую адресную книгу — единый набор адресов устройств, доступный сразу нескольким сотрудникам

Подходит, например, для отдела техподдержки, которому нужен общий список обслуживаемых устройств, или для команды, работающей с одним пулом серверов. Вместо того чтобы каждый сотрудник вручную заводил одни и те же адреса в своей личной книге, администратор один раз наполняет общую книгу и выдаёт к ней доступ

Подсказка

Доступ к общей книге выдаётся на одном из трёх уровней:

  • Просмотр — видеть адреса и теги книги и подключаться к устройствам

  • Изменение — дополнительно добавлять, редактировать и удалять адреса и теги

  • Управление — дополнительно редактировать саму книгу, управлять доступом, включать/выключать и удалять её

Подготовка

Определите:

  • какой книгой пользоваться — у каждого подразделения при его создании уже появляется автоматически созданная книга «Общая книга — название_подразделения», которой управляет руководитель подразделения. Часто отдельную книгу создавать не нужно

  • кому и на каком уровне выдать доступ — отдельным пользователям или целым группам

Важно

Чтобы сотрудник видел страницы адресной книги в веб-интерфейсе, у него должно быть право Адресная книга → Просмотр (см. Права групп). Уровень доступа к конкретной книге (Просмотр/Изменение/Управление) и это право работают совместно

Шаг 1. Взять готовую или создать книгу

Вариант А — книга подразделения

  1. Перейти на страницу Удалённый доступ → Адресные книги

  2. Найти книгу «Общая книга — название_подразделения» (тип Общая)

  3. Открыть её через Редактировать

Дальнейшие шаги по наполнению и выдаче доступа одинаковы для любой общей книги

Вариант Б — создать отдельную книгу

  1. На странице Адресные книги нажать Добавить адресную книгу

    Примечание

    Кнопка доступна при наличии права Адресная книга → Создание

  2. Заполнить поля:

    • Название — например, Обслуживаемые серверы

    • Описание — назначение книги (необязательно)

    • Подразделение — при необходимости привязать книгу к подразделению (поле доступно при наличии права Подразделения → Просмотр)

  3. Нажать Сохранить

Созданная книга является общей, и вы автоматически получаете к ней уровень доступа Управление (как её владелец, а при привязке к подразделению — как его руководитель)

Подсказка

Если нужный набор адресов уже есть в вашей книге, общую книгу можно создать сразу из них — массовым действием Создать новую книгу из выбранных адресов на странице Адреса (действие доступно суперпользователю и пользователю с правом «Руководитель подразделения»)

Шаг 2. Наполнить книгу адресами

Любым из способов:

  • По одному — в свойствах книги на вкладке Адреса нажать Добавить адрес (книга уже будет выбрана)

  • Массово из существующих адресов — на странице Адреса отметить нужные адреса, выбрать действие Скопировать в адресную книгу, указать книгу-получатель и нажать Скопировать

  • Из файла — импортировать адреса в личную книгу (Импорт адресов), а затем скопировать их в общую книгу тем же действием Скопировать в адресную книгу

Примечание

Адреса, устройства которых уже есть в книге-получателе, повторно не копируются

Шаг 3. Выдать доступ к книге

  1. Открыть свойства книги (Редактировать) и перейти на вкладку Доступ к адресной книге

  2. Нажать Добавить ещё доступ

  3. Заполнить строку:

    • Пользователь или Группа — кому выдаётся доступ

    • Право — уровень доступа: Просмотр, Изменение или Управление

  4. При необходимости добавить ещё строки для других пользователей или групп

  5. Нажать Сохранить

Важно

  • В одной строке заполняется либо Пользователь, либо Группа, но не оба сразу

  • Одному и тому же пользователю или группе нельзя выдать доступ дважды в пределах одной книги

  • При выдаче доступа группе его получают все участники группы

  • В облачной версии доступ выдаётся только пользователям — поле Группа недоступно

Подсказка

Для отдела техподдержки удобно выдать доступ группе (например, Сотрудник поддержки) на уровне Просмотр — тогда новые сотрудники получают общий список автоматически при добавлении в группу. Тем, кто ведёт список, выдайте уровень Изменение

Что увидят участники

  • В веб-интерфейсе — на странице Адреса появятся адреса общей книги; по ним можно подключаться и (при уровне Изменение) редактировать их

  • В клиенте RuDesktop — общая книга появится в переключателе книг на вкладке Адресная книга. Участник выбирает её в списке и работает с её адресами и тегами отдельно от личной книги

Примечание

Редактировать содержимое общей книги в клиенте можно, только если у участника есть доступ уровня Изменение или Управление — тогда добавление, переименование и удаление адресов и тегов выполняются прямо в выбранной общей книге. На уровне Просмотр книга открывается в режиме чтения: подключаться к устройствам можно, а редактировать её содержимое — нет. Массово наполнять книгу по-прежнему удобнее в веб-интерфейсе сервера

Что важно учесть

  • Право и уровень доступа работают в связке. Чтобы участник мог не только видеть, но и добавлять или изменять адреса и теги общей книги через веб-интерфейс, ему нужны одновременно модельное право (Адресная книга → Создание и/или Изменение) и уровень доступа к книге Изменение или Управление. Одного из двух недостаточно

  • Удаление книги. Удалить общую книгу может только пользователь с уровнем доступа Управление. Личную книгу удалить нельзя — это доступно только суперпользователю

Временная приостановка доступа

Если доступ к книге нужно приостановить, не удаляя её содержимое, переведите книгу в состояние Выключена — переключателем Включена в свойствах книги или массовым действием Включить / выключить адресные книги на странице Адресные книги

У выключенной книги содержимое (адреса и теги) скрывается от пользователей, но сама книга остаётся видимой владельцу, чтобы её можно было включить обратно